Какие требования предъявляются к организационным документам согласно законодательству?

Требования к организационным документам в России закреплены в ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». obrazovanie.sakhalin.gov.ru legalacts.ru

Некоторые требования:

• Язык текста. obrazovanie.sakhalin.gov.ru Документ составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. obrazovanie.sakhalin.gov.ru В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком РФ могут употребляться государственные языки республик. obrazovanie.sakhalin.gov.ru
• Реквизиты. obrazovanie.sakhalin.gov.ru В документе, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов и локальных нормативных актов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. obrazovanie.sakhalin.gov.ru Также указывается наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, и дата утверждения документа. obrazovanie.sakhalin.gov.ru
• Рубрикация текста. obrazovanie.sakhalin.gov.ru Документ может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. obrazovanie.sakhalin.gov.ru При этом уровней рубрикации текста не должно быть более четырёх. obrazovanie.sakhalin.gov.ru
• Форма изложения. obrazovanie.sakhalin.gov.ru В приказах текст излагается от первого лица единственного числа, в документах коллегиальных и совещательных органов — от третьего лица единственного числа, в протоколе — от третьего лица множественного числа. obrazovanie.sakhalin.gov.ru В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа. obrazovanie.sakhalin.gov.ru
• Поля листа. obrazovanie.sakhalin.gov.ru Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: левое — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 20 мм, нижнее — 20 мм. obrazovanie.sakhalin.gov.ru Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. obrazovanie.sakhalin.gov.ru
• Бланки и электронные шаблоны. obrazovanie.sakhalin.gov.ru Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. obrazovanie.sakhalin.gov.ru Электронные шаблоны бланков документов и электронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкционированных изменений. obrazovanie.sakhalin.gov.ru