Некоторые требования к оформлению журналов инструктажей:

• На обложке нужно указать сведения о работодателе, а также даты начала и окончания заполнения документа. 2
• Внутренние листы следует пронумеровать, на каждом разместить таблицу со сведениями о проведённом обучении. 2
• В журнале нужно указать следующие обязательные графы: 1
• порядковый номер записи; 1
• дату проведения инструктажа; 1
• вид инструктажа (вводный, первичный, повторный, внеплановый, целевой); 1
• ФИО инструктируемого работника, его профессию (должность), число, месяц, год рождения; 2
• причину проведения (для внепланового или целевого); 2
• ФИО, профессию (должность) работника, проводившего инструктаж; 2
• наименование локального акта (локальных актов), в объёме требований которого проведён инструктаж; 2
• подписи инструктируемого работника и инструктора. 2

Запись об инструктаже должна быть оформлена чётко и разборчиво, без исправлений и подчисток. 1 Рекомендуется использовать синие или чёрные чернила. 1

При оформлении журнала в электронном виде нужно обеспечить защиту от несанкционированного доступа и изменений, а также возможность идентификации пользователей, вносящих записи в журнал. 1 Электронные подписи инструктируемого и инструктирующего должны быть равносильны собственноручным подписям. 1