К копиям документов для внешнего использования предъявляются следующие требования:

• Указание места хранения документа, с которого изготовлена копия. 13 Также нужно указать номер и год дела. 2
• Заверение подписью должностного лица. 13 Её нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая имеется). 13 Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии. 13
• При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и прочие). 3
• При удостоверении копий многостраничных документов заверительная отметка размещается на каждой странице. 13 Если копии сшиваются в один документ, необходимо заверить их в целом. 2 Для этого проставляется заверительная отметка на специальной бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в точке скрепления листов ниткой или лентой. 2
• При заверении многостраничных документов нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. 13 Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. 1 Подпись и печать следует поставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. 13 Это нужно, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов. 1

Заверительная надпись должна быть выполнена в соответствии с действующим законодательством, она должна быть читаемой и не закрывать сведения в документе. 2 При оформлении копий не допускаются помарки и подчистки на заверительной надписи. 2