Какие требования предъявляются к копиям документов для внешнего использования?

К копиям документов для внешнего использования предъявляются следующие требования:

• Указание места хранения документа, с которого изготовлена копия. www.buhonline.ru kontursverka.ru Также нужно указать номер и год дела. www.klerk.ru
• Заверение подписью должностного лица. www.buhonline.ru kontursverka.ru Её нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая имеется). www.buhonline.ru kontursverka.ru Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии. www.buhonline.ru kontursverka.ru
• При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и прочие). kontursverka.ru
• При удостоверении копий многостраничных документов заверительная отметка размещается на каждой странице. www.buhonline.ru kontursverka.ru Если копии сшиваются в один документ, необходимо заверить их в целом. www.klerk.ru Для этого проставляется заверительная отметка на специальной бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в точке скрепления листов ниткой или лентой. www.klerk.ru
• При заверении многостраничных документов нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. www.buhonline.ru kontursverka.ru Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. www.buhonline.ru Подпись и печать следует поставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. www.buhonline.ru kontursverka.ru Это нужно, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов. www.buhonline.ru

Заверительная надпись должна быть выполнена в соответствии с действующим законодательством, она должна быть читаемой и не закрывать сведения в документе. www.klerk.ru При оформлении копий не допускаются помарки и подчистки на заверительной надписи. www.klerk.ru