Какие требования предъявляются к хранению личных дел в архиве?

Некоторые требования к хранению личных дел в архиве, согласно Приказу Росархива от 31.07.2023 №77: 1

• Не объединять несколько личных дел в одно. 1 Документы в них содержат персональные данные и иную информацию ограниченного использования. 1
• Подшивать документы в хронологическом порядке. 1 Первой идёт заверенная копия приказа о приёме на работу, если он оформлялся, а последней — копия приказа об увольнении. 1
• В деле должен храниться один экземпляр одного документа. 1 Нужно убрать все лишние копии и дубликаты. 1
• Приложения, листы ознакомления, визы и резолюции к документу — его неотъемлемая часть. 1 Их нужно подшивать вместе. 1
• Не вносить в дело черновики, а также личные документы работника, которые подлежат возврату. 1
• Убрать из бумажного дела все скрепки, скобки от степлера, пластиковые файлы-вкладыши, стикеры. 1
• Подшить документы на четыре прокола в твёрдую папку. 1 Нужно следить, чтобы все резолюции и текст при этом оставались читаемы. 1
• Одна папка не может содержать более 250 листов при ширине корешка не более 4 см. 1 Если документов больше, то оформлять несколько томов (частей). 1
• Пронумеровать все листы в валовом порядке. 1
• Составить лист-заверитель личного дела. 1 Он нужен, чтобы потом отражать все изменения в папке, которые произойдут при архивном хранении. 1
• Подготовить внутреннюю опись документов в деле. 1 Она нужна для правильного учёта. 1
• Оформить обложку личного дела. 1 На ней нужно указать сведения для идентификации содержимого. 2

Сроки хранения личного дела в архиве: 1

• 75 лет, если работник уволился до 1 января 2003 года. 1
• 50 лет в общем случае. 1

Сроки считают с 1 января года, следующего за годом увольнения работника. 1