Какие требования предъявляются к архивным справкам и копиям документов, выдаваемым гражданам?

Некоторые требования к архивным справкам и копиям документов, выдаваемым гражданам:

Архивная справка: www.consultant.ru coiruk.nso.ru

• Составляется на основании документов, хранящихся в архиве (подлинников и заверенных копий). www.consultant.ru coiruk.nso.ru Использование незаверенных документов оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). www.consultant.ru coiruk.nso.ru
• Изложение текста даётся в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. docs.vgd.ru archives.gov.ru
• Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. www.consultant.ru coiruk.nso.ru
• Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках — их официально принятые сокращения. www.consultant.ru coiruk.nso.ru
• В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах. www.consultant.ru
• В тексте не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов. www.consultant.ru coiruk.nso.ru
• После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле). www.consultant.ru
• Справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива. www.consultant.ru
• Справка заверяется печатью организации. www.consultant.ru

Архивная копия: www.consultant.ru docs.vgd.ru

• Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации. www.consultant.ru
• Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу. www.consultant.ru
• Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «Так в документе» или «В тексте неразборчиво». www.consultant.ru
• Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: «Архивная копия», «Архивная выписка». www.consultant.ru
• Если копия занимает более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. www.consultant.ru
• Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом. www.consultant.ru