Какие требования предъявляются к архивным справкам и копиям документов, выдаваемым гражданам?

Некоторые требования к архивным справкам и копиям документов, выдаваемым гражданам:

Архивная справка: 15

• Составляется на основании документов, хранящихся в архиве (подлинников и заверенных копий). 15 Использование незаверенных документов оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). 15
• Изложение текста даётся в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. 24
• Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. 15
• Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках — их официально принятые сокращения. 15
• В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах. 1
• В тексте не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов. 15
• После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле). 1
• Справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива. 1
• Справка заверяется печатью организации. 1

Архивная копия: 12

• Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации. 1
• Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу. 1
• Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «Так в документе» или «В тексте неразборчиво». 1
• Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: «Архивная копия», «Архивная выписка». 1
• Если копия занимает более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. 1
• Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом. 1