Какие существуют виды каталогов и картотек судебных дел и материалов, а также правила их ведения и заполнения?
Виды каталогов и картотек судебных дел и материалов:
Каталоги:
Систематический. 24 Документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности организации и располагается в логической последовательности. 2
Именной. 2 Документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. 2 Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности. 2
Тематический. 4 Документная информация группируется по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам. 4
По истории учреждений. 4 Содержит информацию по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке. 4
Картотеки:
Именная (картотека по личному составу). 2 Создаётся для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. 2 Карточки содержат фамилию, имя, отчество работника, ссылки на номера фонда, описи, дел, листов со сведениями о нём. 2
Географическая. 2 Информация систематизируется по алфавиту географических объектов. 2 Основу классификации может составлять также административно-территориальное деление. 2 Дальнейшая систематизация проводится в хронологической последовательности. 2
По истории организации. 2 Создаётся, как правило, в архиве, имеющем несколько источников комплектования. 2 Содержит информацию о создании, преобразовании, ликвидации организаций, передающих документы в архив, со ссылками на распорядительные документы. 2
Хронологическая. 2 В неё включаются карточки, содержащие информацию о датах событий, фактов или датах документов, расположенные в хронологической последовательности. 2
Картотека названий фондов. 2 В архивах, хранящих значительное количество фондов, составляется картотека названий фондов. 2 На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат. 2 Карточки располагаются в алфавитном порядке видов организаций. 2
Правила ведения и заполнения:
- Ведение каталога — комплекс работ, обеспечивающий его функционирование. 2 В него входят научно-методическое обеспечение работы, индексирование карточек, систематизация их по индексам и рубрикам, составление отсылочного аппарата к каталогу, усовершенствование каталога. 2
- Учётно-статистические карточки формируются в электронном виде в ПС ГАС «Правосудие» с последующим обязательным выводом на бумажный носитель при сдаче дела в архив, либо по окончании календарного года, либо в иных необходимых случаях. 13 Распечатанные на бумажном носителе учётные карточки по гражданским, административным, уголовным делам хранятся в отдельных картотеках таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки. 13 В электронных картотеках автоматизированного судебного делопроизводства в соответствии с движением дела должны быть заполнены все имеющиеся реквизиты, предусмотренные статистическими формами. 13
