В электронном документообороте (ЭДО) выделяют формализованные и неформализованные форматы документов. 12

Формализованные документы имеют форму и структуру, разработанную ФНС. 1 Они передаются в формате XML, у них стандартный шаблон: есть блоки и поля, которые всегда остаются неизменными. 1 Некоторые формализованные документы:

• Счёт-фактура. 13 На основании этого документа покупатель принимает к вычету НДС, который предъявил продавец. 1 Также информацию из счёта-фактуры используют, когда рассчитывают налоги или составляют декларацию по НДС. 1
• Универсальный передаточный документ (УПД). 13 Форма, которая объединяет счёт-фактуру и первичный документ для бухучёта. 1 Документ может быть односторонним или двусторонним. 3
• Акт выполненных работ/оказанных услуг. 1 Это первичный учётный документ, с помощью которого подтверждается выполнение работ или услуг по договору. 3
• Электронная транспортная накладная. 1 С помощью накладной система ЭДО фиксирует передачу товарно-материальных ценностей между организациями. 3

Неформализованные документы составлены в произвольном формате. 1 Такие документы уже нельзя разбить на конкретные поля и блоки. 1 Неформализованные электронные документы подписывают в формате PDF, Word, Excel, JPG и т. д.. 1 В перечень неформализованных документов входят, например: договоры, соглашения, дополнительные приложения, технические задания, уведомления, счета, акты оказанных услуг, акты приёма-передачи, отчёты агента, товарные накладные, служебные задания, отчёты. 1

Полный перечень документов, для которых разработаны электронные форматы, можно посмотреть на сайте ФНС. 1