Несколько способов оформить неподписанные документы:

• Назначить ответственных лиц за документооборот. 1 Нужно установить конкретные сроки по возврату документов и прописать распределение функций в регламентах и положениях об отделах. 1
• Прописать условия документооборота в договоре. 1 При заключении договора следует указать, кто, когда, как и в какие сроки передаёт и подписывает документы, какими способами будет происходить обмен бумагами с партнёрами, кто ответственен за документооборот и за чей счёт будет происходить пересылка. 1
• Отправить неподписанные документы почтой. 1 К документам нужно приложить сопроводительное письмо, в котором обозначить, когда и по каким документам производилась отгрузка товара. 1 Так для контролирующих органов будет подтверждено, что товар действительно отпущен и документы контрагенту передавались. 1
• Оформлять складские документы. 1 При каждом факте отгрузки товара нужно оформлять складские документы, подтверждающие факт отпуска товара конкретному покупателю. 1 В них должна быть подпись лица, представляющего интересы покупателя по получению товара (полномочия должны быть подтверждены доверенностью). 1
• Сканировать копии документов. 1 Они помогут убедиться, что партнёр согласился с данными в первичных учётных документах или подписал договор без протокола разногласий. 1
• Попросить предоставить оригиналы документов. 1 Письменно нужно попросить (потребовать) предоставить оригиналы документов у руководителя компании-контрагента. 1 В крайнем случае, можно заполнить документы за партнёра и дать ему на подпись при встрече. 1
• Оформлять бухгалтерскую справку. 3 Чтобы отразить в учёте приобретение товаров, работ, услуг, по которым от контрагента не поступил первичный документ, нужно оформить бухгалтерскую справку. 3 В ней указывают стоимость принятых товаров, работ, услуг согласно договору и бухгалтерские проводки. 3

Для получения более подробной консультации по оформлению неподписанных документов рекомендуется обратиться к юристу.