Некоторые правила оформления и подписи документов:

1. В тексте документа указываются реквизиты: 1 наименование вида документа, наименование организации — автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту. 1 Также указывается наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, и дата утверждения. 1
2. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. 1 Уровней рубрикации текста не должно быть более четырёх. 1
3. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»). 14 В документах коллегиальных и совещательных органов — от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»). 14 В тексте протокола — от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). 14
4. В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (положение, инструкция), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»). 14
5. В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). 14
6. В деловых (служебных) письмах используются формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»), от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»), от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке. 15
7. В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. 1 При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. 1
8. Подпись включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). 13 Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. 13 При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. 13
9. При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. 13 При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. 3
10. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). 3