Какие существуют правила оформления документов для электронного документооборота?
Правила оформления документов для электронного документооборота (ЭДО) можно разделить на три категории: 1
- Общие. 1 Не отличаются от правил составления бумажных документов. 1 В основном это указания по содержанию, распределению разделов, оформлению. 1 Некоторые из общих правил:
- форма и содержание электронных документов должны соответствовать бумажным аналогам; 1
- формат документов может быть PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF; 1
- размер документов рекомендуется делать не больше 30 Мб; 1
- каждый файл должен быть отдельным документом, доступным для работы, не содержать внедрённые сценарии на языке JavaScript. 1
Особые требования. 1 Составляются для определённых видов документов и описывают условия создания, передачи, обработки, хранения. 1 Их можно найти в специальных нормативных актах, где представлены ограничения или дополнительные возможности действия бумаг. 1
Требования к подписи. 1 В зависимости от конкретного типа могут быть разные указания. 1 Например, первичную документацию можно подписать ПЭП, для счёта-фактуры нужен КЭП. 1 Соблюдение этого условия превращает файл в юридически значимый документ. 1
Также выделяют формализованные и неформализованные электронные документы. 4 Под формализованной подразумевается документация, формат которой определён законодательством. 4 Под неформализованной подразумевается документация, формат которой определяет каждая организация. 4
