Некоторые основные принципы работы с архивами нотариальных документов:

• Рациональное размещение документов. 1 Нотариальный архив организует хранение путём реализации системы мероприятий, включающей контроль за движением и физическим состоянием документов. 1
• Поддержание оптимального физического состояния. 1 Для этого в архиве обеспечивают изолированные помещения, соблюдают противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой и санитарно-гигиенический режимы. 1
• Минимизация рисков порчи и утраты документов. 1 Для этого проводят проверку наличия и состояния сохранности архивных документов, описывают и своевременно ставят их на учёт, применяют информационную архивную систему. 1
• Использование усиленной квалифицированной электронной подписи. 24 Для работы с копиями нотариальных документов на бумажном носителе, хранящимися в единой информационной системе нотариата, и для выдачи копий в электронной форме работники архива используют такую подпись. 24