Необходимо знать следующие признаки документов:

• Информация хранится на материальном или виртуальном носителе. 1
• Данные отображены в виде письменной или печатной записи, фотографии, изображения, видео, звука или комбинации нескольких форматов. 1
• Есть уникальные реквизиты: 1 дата, подписи, адресат и адресант, номер или серия. 1
• Информацию можно передать из одной точки в другую. 1
• Данные можно хранить в архивах, ящиках рабочего стола, на компьютере, в «облаке». 1

Также к другим признакам документов можно отнести структуру, авторство, наименование вида документа, датирование, удостоверение документа (подписью, печатью, грифом утверждения). 2