Какие преимущества и недостатки имеют бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны?

Бланки документов на бумажном носителе имеют следующие преимущества:

• Удобство восприятия информации. elar.uspu.ru Психологи рекомендуют изучать бумаги исключительно в распечатанном виде. dzen.ru Также на бумаге удобнее делать пометки и замечания, исправлять ошибки. dzen.ru
• Долгий срок хранения. dzen.ru Обеспечив надлежащие условия хранения, можно работать с документами спустя много лет после создания. dzen.ru
• Работа без спецсредств. dzen.ru Не нужно устанавливать дополнительные программы, средства криптографической защиты, обучать сотрудников пользоваться ими. dzen.ru

Некоторые недостатки бумажных бланков:

• Временные затраты на обработку. dzen.ru Перенос данных вручную из одного документа в другие, согласование бумажных документов отнимает много времени. dzen.ru
• Непригодное состояние или потеря документов. dzen.ru Документы могут быть в ужасном состоянии из-за погодных или рабочих условий при доставке, а могут и совсем потеряться при перевозке. dzen.ru
• Множество лишних действий при работе с документами. dzen.ru Большие затраты времени на переоформление неправильных или испорченных документов, а также временные затраты на переотправку или ожидание документов от контрагентов. dzen.ru
• Ошибки в документах. dzen.ru Могут возникать ошибки при внесении документов в программу вручную. dzen.ru

Электронные шаблоны обладают такими преимуществами:

• Оптимизация бизнес-процессов. dzen.ru Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. dzen.ru
• Снижение расходов. dzen.ru Когда документооборот переходит в цифровой режим, не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников. dzen.ru
• Безопасность. dzen.ru Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. dzen.ru
• Упрощённое представление документов в контролирующие органы. dzen.ru Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы. dzen.ru
• Освобождение места в архиве. dzen.ru Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере. dzen.ru
• Снижение количества ошибок. dzen.ru Сервис предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. dzen.ru А интеграция с 1С и другими учётными системами исключает ошибки ручного переноса данных. dzen.ru