Некоторые преимущества электронных документов вместо бумажных:

• Упорядочивание работы внутри организации. 1 Все отправленные и полученные письма, акты, соглашения, договоры сохраняются в электронном архиве, доступном постоянно, с любого устройства. 1 Поиск занимает пару секунд: нужно лишь выбрать нужные параметры, а единая база исключает дублирование документов. 1
• Ускорение бизнес-процессов. 1 Работа с электронными документами ведётся быстрее, чем с бумажными. 1 К примеру, на отправку или получение файла уйдёт пара минут, тогда как бумажные документы отправляют с курьерами или почтой. 1
• Сокращение административных расходов. 1 Бумажное делопроизводство требует больших затрат на бумагу, печать, отправку. 1 С электронным документооборотом расходы будут намного ниже: получение документов бесплатное, а отправка — в 5–7 раз дешевле. 1
• Безопасность. 2 Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. 2 А передачу данных защищает шифрование. 2
• Упрощённое представление документов в контролирующие органы. 2 Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы. 2
• Освобождение места в архиве. 2 Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере. 2