Некоторые правила написания официальных документов в русском языке:

• Чёткая структура текста. 1 Документы всегда имеют определённую структуру, включающую заголовок, введение, основную часть и заключение. 1 Каждая часть должна быть оформлена по стандартным правилам. 1
• Использование формальных клише. 1 Для деловой переписки и документов характерны устойчивые выражения, которые помогают соблюсти официальный тон. 1 Например: «Настоящим информируем вас о том, что…», «В связи с вышеизложенным прошу вас рассмотреть…». 1
• Чёткое следование юридическим нормам и правилам. 1 В официальных текстах часто требуется точное указание нормативных документов, статей законов и других источников права. 1 Пример: «В соответствии с пунктом 1 статьи 17 Федерального закона №123…». 1
• Использование деловой лексики. 1 В официально-деловом стиле не используется разговорная лексика, эмоционально окрашенные выражения или слова с неоднозначным значением. 1 Преобладают точные формулировки, термины и нейтральная лексика. 1
• Грамотность. 2 Текст должен соответствовать литературным нормам: строиться в соответствии с нормами языка, соблюдать орфографические и пунктуационные нормы, писать числа (числа до десяти пишутся словами, числа свыше десяти — цифрами). 2