Некоторые особенности обработки корпоративных электронных адресов, которые регулируются современным законодательством:
- Защита конфиденциальной информации. 1 Передача конфиденциальных данных через корпоративную электронную почту должна осуществляться с использованием средств шифрования и электронной цифровой подписи. 1 Также необходимо фильтровать входящую и исходящую почту на предмет вредоносного ПО и запрещённых вложений. 1
- Использование исключительно корпоративной почты. 12 Для служебной переписки нельзя применять публичные почтовые сервисы, за исключением случаев, когда это вызвано производственной необходимостью. 1
- Разработка локальных нормативных актов. 2 Они регулируют порядок ведения деловой переписки и предусматривают ответственность работников за его нарушение. 2 В таких документах могут быть, например, Правила защиты персональных данных, Положение о коммерческой тайне и режиме конфиденциальной информации, Регламент ведения деловой переписки. 2
- Формализация отношений с контрагентами. 2 При обмене чувствительной информацией с контрагентом необходимо составлять отдельное соглашение о неразглашении конфиденциальной информации. 2 В нём нужно указать, какая информация считается чувствительной, какой будет порядок обмена, хранения и защиты, а также какие последствия наступят при нарушении таких обязательств. 2
- Юридическая значимость электронной переписки. 4 Для придания юридической значимости электронной переписке партнёрские организации могут установить это в договоре или в отдельном соглашении. 4