Некоторые особенности делопроизводства с использованием телефонограмм в государственных органах:

• Цель телефонограммы — документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. 4 С её помощью передают, например, приглашения на конференции, встречи, совещания, информацию о переносе или отмене назначенных ранее мероприятий, просьбы направить представителей на выездные работы, короткие отчёты, запросы информации, не требующие приложений. 4
• Оформление телефонограммы. 1 Она составляется в одном экземпляре объёмом не более 30 слов и передаётся по телефону непосредственно из структурных подразделений. 1 В телефонограмме указывают дату и время передачи, фамилию лица, принявшего и передавшего её. 1 Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагают список и номера телефонов, по которым она передаётся. 1
• Незамедлительная передача руководству на рассмотрение. 23 Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы передаются руководству на рассмотрение незамедлительно. 23