Основные требования к оформлению дел на бумажном носителе:

• Изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров. 1 Также подлежат изъятию физически обособленные носители электронных документов. 1
• Нумерация листов дела. 12 Она производится арабскими цифрами в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. 2
• Составление листа-заверителя дела. 12 В нём цифрами и прописью указывается количество листов в деле, отмечаются особенности отдельных документов и физического состояния дел (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.). 4
• Составление внутренней описи документов дела. 12 Она составляется для отдельных категорий дел (личные, судебные дела, материалы уголовных дел и др.). 2
• Оформление обложки дела. 12 На ней указываются наименование организации и её непосредственная подчинённость, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома (части), заголовок дела, крайние даты дела, количество листов в деле, срок хранения дела и архивный шифр дела. 2
• Подшивка или переплёт документов дела. 12 Документы подшиваются на четыре прокола (на три прокола — для малоформатных дел) в твёрдую обложку с учётом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них. 2
• Ограничение количества листов в деле. 12 Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см. 2