Некоторые основные требования к оформлению внутренней описи документов личного дела:

• Наличие реквизитов. 1 В описи должны быть сведения о компании, сотруднике, описываемых документах, а также о работнике, который сформировал опись. 1
• Основная информация в виде таблицы. 12 В неё вносят порядковый номер папки, индекс, дату выдачи, заголовок, дату включения в материалы дела, срок хранения, примечания, количество документов, подшитых в папку, суммарное количество листов, сведения об ответственном лице (должность, ФИО, подпись). 2
• Своевременная фиксация поступающих в дело бумаг. 2 Также в описи нужно указывать факты изъятия документов. 1
• Оформление на одном или нескольких листах. 1 Если опись содержит много страниц, они должны быть пронумерованы. 1
• Избегание неточностей и ошибок. 12 Нельзя вносить в документ заведомо недостоверные или ложные сведения. 1
• Заверение подписью составителя. 2 Дата проставляется по завершении комплектования дела. 2

Единого унифицированного образца внутренней описи законодательством не предложено. 2 Компания может составить документ в произвольной форме или использовать разработанный и утверждённый в организации шаблон. 1