Некоторые основные принципы работы архива в юридических учреждениях:

• Определение функциональности архива. 2 Архив может функционировать на правах самостоятельного структурного подразделения или структурного подразделения в составе службы делопроизводства. 2
• Чёткое определение ответственного за архив. 2 Это может быть руководитель архива или лицо, ответственное за архив (архивариус). 2
• Разработка положения об архиве. 23 В нём закрепляются функции архива и ответственность должностных лиц. 2 Обычно в положении указаны общие положения, структура архива, задачи, функции, состав документов архива, права, взаимоотношения с другими подразделениями и ответственность. 2
• Организация приёма документов. 2 В архив поступают все документы, отражающие процессы в организации, в соответствии с установленным порядком оформления и хранения данных. 2
• Ведение учёта документов, уже поступивших на хранение. 2 Для этого ведётся журнал отправленной и поступающей корреспонденции, каждому документу присваивается учётный номер, а документация распределяется по папкам. 5
• Группировка документов. 5 При передаче дел для хранения документы группируются в зависимости от их ценности (требуется экспертная оценка) и сроков хранения. 5
• Регулярная ревизия. 1 Ответственные лица должны проверять наличие и состояние хранимых дел, а при необходимости проводить обеспыливание, профилактическую обработку и реставрацию. 1