В опись при передаче документов в архив нужно включить следующие документы и сведения о них: 24

• Порядковый номер дела (части, тома). 4 Если дело состоит из нескольких томов, то каждый вносится под самостоятельным номером. 34
• Индекс дела (проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации). 4
• Заголовок дела (при передаче в архив организации может быть уточнён). 4
• Количество листов в деле (томе). 4
• Срок хранения дела. 4
• Примечания (в них отмечаются все особенности заведённого дела и документов, в него включенных, их местонахождении). 4

Также в опись можно включить регистрационные картотеки на документы, наименование каждой из которых указывается отдельно. 5

Законодательство не регламентирует, как именно следует составлять опись, что позволяет организациям выбирать формат по своему усмотрению. 1 В зависимости от целей передачи можно использовать как стандартные бланки, так и индивидуально разработанные формы. 1