Какие документы нужно архивировать и как правильно их сдавать?

Некоторые документы, которые нужно архивировать:

• Юридические и нормативные. docexp.ru Учредительные документы, лицензии, патенты, договоры, контракты, судебные решения и другие правовые акты. docexp.ru
• Финансовые. docexp.ru Бухгалтерские книги, налоговые декларации, отчёты о финансовой деятельности, платёжные ведомости, банковские выписки и другие финансовые записи. docexp.ru
• Управленческие. docexp.ru Протоколы заседаний, решения совета директоров, приказы, распоряжения, планы и отчёты о выполнении проектов. docexp.ru
• Кадровые. docexp.ru Личные дела уволенных работников, трудовые договоры, приказы о приёме на работу и увольнении, документы по охране труда. docexp.ru
• Производственные и технологические. docexp.ru Технические чертежи, спецификации, инструкции по эксплуатации, производственные журналы и другие документы, связанные с процессом производства. docexp.ru
• Корреспонденция и деловая переписка. docexp.ru Входящая и исходящая почта, электронные письма, меморандумы и другие формы деловой переписки. docexp.ru
• Научные и исследовательские материалы. docexp.ru Отчёты о научных исследованиях, диссертации, экспериментальные данные, патентные исследования и другие материалы, связанные с научной деятельностью. docexp.ru

Как правильно сдавать документы в архив:

• Сдавать документы на хранение в архив следует не раньше года и не позднее трёх лет после окончания их обработки. www.business.ru Но передавать следует только документы с постоянным («до ликвидации организации») и длительным (свыше 10 лет) сроком хранения. www.business.ru Если срок хранения документов до 10 лет — сдавать их в архив не требуется, достаточно хранить в подразделении, которое их оформило. www.business.ru
• Перед сдачей документов в архив их надо сгруппировать в отдельные дела по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения вне зависимости от вида носителя информации. www.business.ru Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине папки не более 4 см. www.business.ru
• Сдают документы в архив по графику, который согласовал архив и утвердил руководитель компании. www.business.ru При приёме-передаче бумаг нужно присутствие двух специалистов — сотрудника архива и работника организации. www.business.ru
• При приёме документации уполномоченное лицо архива проверяет соответствие заголовков документов описям, содержание документации, правильность оформления, классификации, нумерации листов и другое. {6-host} Если что-то не так, сотрудник структурного подразделения исправляет недоработки, а затем повторно приносит документы в архив организации. {6-host}

Для организации архивного хранения можно привлекать сторонние компании. {8-host}