Некоторые документы, которые нужно архивировать:

• Юридические и нормативные. 1 Учредительные документы, лицензии, патенты, договоры, контракты, судебные решения и другие правовые акты. 1
• Финансовые. 1 Бухгалтерские книги, налоговые декларации, отчёты о финансовой деятельности, платёжные ведомости, банковские выписки и другие финансовые записи. 1
• Управленческие. 1 Протоколы заседаний, решения совета директоров, приказы, распоряжения, планы и отчёты о выполнении проектов. 1
• Кадровые. 1 Личные дела уволенных работников, трудовые договоры, приказы о приёме на работу и увольнении, документы по охране труда. 1
• Производственные и технологические. 1 Технические чертежи, спецификации, инструкции по эксплуатации, производственные журналы и другие документы, связанные с процессом производства. 1
• Корреспонденция и деловая переписка. 1 Входящая и исходящая почта, электронные письма, меморандумы и другие формы деловой переписки. 1
• Научные и исследовательские материалы. 1 Отчёты о научных исследованиях, диссертации, экспериментальные данные, патентные исследования и другие материалы, связанные с научной деятельностью. 1

Как правильно сдавать документы в архив:

• Сдавать документы на хранение в архив следует не раньше года и не позднее трёх лет после окончания их обработки. 5 Но передавать следует только документы с постоянным («до ликвидации организации») и длительным (свыше 10 лет) сроком хранения. 5 Если срок хранения документов до 10 лет — сдавать их в архив не требуется, достаточно хранить в подразделении, которое их оформило. 5
• Перед сдачей документов в архив их надо сгруппировать в отдельные дела по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения вне зависимости от вида носителя информации. 5 Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине папки не более 4 см. 5
• Сдают документы в архив по графику, который согласовал архив и утвердил руководитель компании. 5 При приёме-передаче бумаг нужно присутствие двух специалистов — сотрудника архива и работника организации. 5
• При приёме документации уполномоченное лицо архива проверяет соответствие заголовков документов описям, содержание документации, правильность оформления, классификации, нумерации листов и другое. 6 Если что-то не так, сотрудник структурного подразделения исправляет недоработки, а затем повторно приносит документы в архив организации. 6

Для организации архивного хранения можно привлекать сторонние компании. 8