Для юридической безопасности бизнеса в штатном расписании должны быть отражены следующие данные:

• Название организации и код по ОКПО. 3 Код автоматически присваивает компаниям и предпринимателям Росстат. 3
• Номер документа и дата составления. 3 Также указывается дата, с которой документ начинает действовать. 3
• Название структурного подразделения. 3 Например, администрация, бухгалтерия, производство. 3
• Код каждого подразделения. 3 Его определяет организация. 3
• Должность, специальность или категория квалификации сотрудника. 3 Указывается в именительном падеже, без сокращений. 2
• Количество штатных единиц. 3 Одна штатная единица соответствует одной ставке. 3 Числа в этой графе необязательно должны быть целым. 3 Например, сотрудников, которые работают на полставки, помечают в штатном расписании цифрой 0,5. 3
• Тарифная ставка. 3 Тут указывается только месячный оклад. 3
• Надбавки. 3 Здесь прописываются все регулярные доплаты и премии, которые положены сотруднику (если их нет, поле можно оставить пустым). 3 Например, «северные» надбавки и доплаты за учёную степень. 3
• Полная сумма выплаты в месяц. 3 Данные из графы 4 нужно умножить на суммы из граф 5–8 и внести сюда. 3
• Примечания. 3 Заполняют, если нужно что-то уточнить. 3 Например, можно отметить, что должность вакантна. 3

Важно помнить, что в штатном расписании не указывают сотрудников, которые работают по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). 2