Чтобы защитить себя от возможных ошибок при смене фамилии в кадровых документах, рекомендуется:

1. Издать приказ об изменении фамилии. 1 В нём нужно указать наименование организации, дату и место составления, порядковый номер документа, старые и новые персональные данные сотрудника. 1 Табельный номер следует оставить прежним. 1
2. Одновременно с приказом подготовить соглашение к трудовому договору. 1 Чтобы избежать путаницы, лучше зафиксировать изменения данных документально. 1
3. Внести изменения в личную карточку. 14 Прежнюю фамилию нужно аккуратно зачеркнуть, сверху или рядом написать новую. 1 Данные о документах, которые подтверждают смену фамилии, можно написать на свободном месте первого листа личной карточки или в разделе «Дополнительные сведения». 1
4. Внести изменения в трудовую книжку. 14 На титульном листе нужно зачеркнуть одной чертой прежнюю фамилию, чтобы запись оставалась читаемой. 1 Сверху или снизу либо на той же строке, если есть место, написать новую фамилию. 1 На внутренней стороне обложки следует указать ссылку на документы, которые послужили основанием для изменения фамилии. 1

Удобнее вносить изменения, если кадровые документы ведутся в компьютерной программе. 1 В этом случае менять каждый документ вручную не нужно: достаточно один раз указать новую фамилию работника, дату и номер приказа, и исправления будут автоматически внесены во все документы программы. 1

Работодатель отвечает за верное заполнение документов, а сотрудников, оформляющих бумаги, можно привлечь к ответственности за ошибки в трудовой книжке, личной карточке и других бумагах (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). 4