Формирование дел — это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 14 Если формирование дел соотносится с начальной точкой в жизненном цикле дела, то оформление дела — с его завершающей точкой, поскольку следующим шагом после оформления дела является его передача на архивное хранение. 4

Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. 1 Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. 1

Таким образом, основное различие между понятиями «формирование дел» и «оформление дел» в том, что первое выполняется в процессе делопроизводства, а второе обозначает процесс, выполнение которого необходимо для включения документов в архивный фонд организации. 4