Электронная подпись при подписании УПД работает в рамках электронного документооборота (ЭДО). 12 Для принятия и подписания УПД и других электронных юридически значимых документов в рамках ЭДО требуется квалифицированная электронная подпись. 2

Процесс подписания УПД зависит от его функции: 5

• УПД с функцией «1 – СЧФ» подписывает один раз представитель продавца — сотрудник, ответственный за оформление факта хозяйственной деятельности и отражение НДС. 5
• УПД с функцией «3 – ДОП» состоит из двух частей: «Титул отправителя» и «Титул получателя». 5 «Титул отправителя» подписывается лицом, ответственным за передачу груза/оказание услуги со стороны поставщика. 5 «Титул получателя» подписывается лицом, принимающим товар/услугу со стороны покупателя. 5
• УПД с функцией «2 – СЧФДОП» в общем случае требует трёх подписей: 5
• Отправитель проставляет подпись лица, ответственного за отражение фактов хозяйственной деятельности (чаще всего бухгалтера) на свой сформированный документ. 5
• Отправитель проставляет вторую подпись лица, ответственного за передачу товаров/услуг со своей стороны на свой сформированный документ. 5
• Получатель документа ставит подпись лица, ответственного со своей стороны за приёмку товаров/услуг. 5

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, обладает такой же юридической силой, как бумажный аналог. 2