Учёт и хранение документов в нотариальной конторе происходят следующим образом:

1. Утверждается номенклатура дел. 1 Это систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения. 1 Номенклатура дел ежегодно составляется нотариусом и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 1
2. Документы группируются в дела. 1 В дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, ведущихся в течение нескольких лет. 1 Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке. 1
3. После окончания дела проводится его полное или частичное оформление. 5 Частично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее. 5 При частичном оформлении дело пересистематизируется, нумеруется, прошивается, составляется лист-заверитель дела. 5 Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. 15
4. Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется нотариусом. 1 Она проводится в процессе формирования, оформления дел, проверки правильности отнесения документов к делам, отбора дел постоянного и временного хранения, выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 1
5. Сведения о приёме номенклатурных дел нотариуса в нотариальный архив вносятся в картотеку нотариального архива. 23 Работник нотариального архива после приёма номенклатурных дел на хранение включает их в картотеку, содержащую сведения о составе единиц хранения, их систематизации и учёте. 2