Как происходит процесс регистрации актов гражданского состояния в архивных учреждениях?

Процесс регистрации актов гражданского состояния в архивных учреждениях включает несколько этапов, согласно приказу Минюста России №233, Росархива №181 от 29.11.2018: chernadmin.ru bazanpa.ru

1. Органы ЗАГС собирают актовые книги из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях. chernadmin.ru В каждой книге обычно от 250 до 300 листов записей одного вида актов гражданского состояния в пределах календарного года. zags.alania.gov.ru Если записей одного вида мало, могут объединять книги регистрации актов за несколько лет. zags.alania.gov.ru
2. Создаётся комиссия для передачи и приёма актовых книг. chernadmin.ru www.garant.ru В неё входят представители органа ЗАГС, уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела и государственного архива. chernadmin.ru www.garant.ru
3. Комиссия проверяет физическое и санитарное состояние актовых книг. chernadmin.ru www.garant.ru Выявленные недостатки устраняют (например, проводят дезинфекцию, обеспыливание, реставрацию). chernadmin.ru www.garant.ru
4. Орган ЗАГС составляет опись дел постоянного хранения передаваемых в государственный архив актовых книг, а также акт приёма-передачи актовых книг и справочно-поисковых средств к ним. www.garant.ru bazanpa.ru
5. Опись составляется в четырёх экземплярах, подписывается членами комиссии, согласовывается экспертной комиссией органа ЗАГС и утверждается руководителем органа ЗАГС. www.garant.ru bazanpa.ru Акт приёма-передачи составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем органа ЗАГС и руководителем государственного архива. www.garant.ru bazanpa.ru
6. Три экземпляра описи и один экземпляр акта приёма-передачи передаются вместе с актовыми книгами и справочно-поисковыми средствами в государственный архив, один экземпляр описи и один экземпляр акта приёма-передачи остаются в органе ЗАГС. www.garant.ru bazanpa.ru
7. Актовые книги передаются и принимаются поединично. www.garant.ru bazanpa.ru Доставка актовых книг в государственный архив осуществляется органом ЗАГС. www.garant.ru bazanpa.ru

Если в актовых книгах, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, отсутствуют некоторые записи или они повреждены, эти книги расширяют, дополняют недостающими записями, а повреждённые записи заменяют записями лучшей сохранности. zags.alania.gov.ru chernadmin.ru