Как происходит хранение и передача судебных дел в государственные архивы?
Хранение судебных дел в архивах судов включает в себя несколько этапов: 2
- Экспертиза ценности документов. 4 Проводится ежегодно для оценки юридической, исторической и иной значимости дел, а также для отбора документов на государственное хранение. 4
- Формирование дел. 4 Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела. 4 В каждое дело включают по одному экземпляру каждого документа. 4 Материалы подшивают в хронологическом порядке, все приобщённые в процессе рассмотрения дела документы — в порядке их поступления. 45
- Хранение электронных носителей информации. 4 Если для фиксирования хода судебного заседания использовали средства аудиозаписи и иные технические средства, электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) хранят вместе с судебным делом. 45 Их вшивают в дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписывают уполномоченным работником аппарата суда. 45
Передача судебных дел в государственные архивы происходит по истечении сроков временного хранения в архиве суда (15 лет). 2 Если суд выступает источником комплектования государственного архива или есть соответствующий договор с архивным учреждением, дела передаются на постоянное хранение. 2 Суды, не выступающие источниками комплектования государственного архива, передают документы на постоянное хранение при их ликвидации и наличии документов Архивного фонда Российской Федерации. 2
Передача документов оформляется актом приёма-передачи архивных документов на хранение, который составляется в двух экземплярах. 2 Один экземпляр акта остаётся в государственном архиве, другой — в суде. 2 Вместе с документами передают четыре экземпляра описи дел, а также один — в электронном виде, в формате, согласованном с государственным архивом. 2 Один экземпляр описи на бумажном носителе остаётся в суде. 2
На всех экземплярах описи дел государственным архивом делают отметки о приёме архивных документов в архив. 2 При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, суд принимает меры по их розыску. 2 Если в ходе розыска отсутствующие документы не были найдены, в описи дел делают новую итоговую запись. 2
