Чтобы правильно зарегистрировать документы, следует придерживаться следующих общих правил:

• Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. 1 Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. 1

• Документы регистрируются в организации только один раз: 1 поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. 1 При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. 1

• Для разных видов документов должен быть организован раздельный учёт, то есть разные журналы регистрации. 3 Отдельно регистрируют: входящие письма, исходящие документы, приказы и распоряжения касательно деятельности организации, служебные записки и другие. 3

• Регистрация всегда ведётся в пределах одного календарного года, и с 1 января порядковая нумерация в каждом журнале документов начинается заново. 3 Исключение составляют архивные описи дел, так как для них принято использовать сквозную нумерацию. 3

• Запись в журнале содержит все сведения, необходимые для того, чтобы документ был однозначно идентифицирован в базе данных, даже если в ней зарегистрировано несколько документов одного типа и с одной темой. 4

Правила регистрации документов могут быть оговорены локальным актом, например, инструкцией по делопроизводству. 4 Если в компании нет такого внутреннего регламента, можно руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другими нормативными документами. 4