Чтобы правильно вести журнал учёта инструктажей по охране труда, следует придерживаться следующих рекомендаций:

• Назначить ответственного сотрудника за проведение инструктажей и ведение журнала. 2 Он должен пронумеровать страницы и указать на последней свои фамилию и инициалы. 1 Также ответственный ставит дату начала ведения документа. 1

• Не допускать пропусков страниц или строк, а также вырывать листы. 1 Если при заполнении была допущена ошибка, то исправлять надписи и закрашивать их корректирующими жидкостями нельзя. 1 Следует заключить неправильный текст в скобки. 1

• Заполнять документ исключительно от руки. 1 Информацию необходимо вносить в соответствии с названием колонки. 1 Обязательно указываются дата проведения инструктажа и его вид (первичный, внеплановый и т. д.). 1

• Внести все базовые реквизиты из пункта 87 постановления №2464: 2

• дату проведения инструктажа; 2

• ФИО инструктируемого работника, его профессию (должность), число, месяц, год рождения; 2

• вид инструктажа по охране труда; 2

• причину проведения (для внепланового или целевого); 2

• ФИО, профессию (должность) работника, проводившего инструктаж; 2

• наименование локального акта (локальных актов), в объёме требований которого проведён инструктаж; 2

• подписи инструктируемого работника и инструктора. 2

• Избегать сокращений имён и отчеств работников, их должностей и названий подразделений. 2

• Указать дату окончания ведения журнала на титульной странице. 1 Затем документ передаётся на хранение ответственному сотруднику. 1

Если журнал был испорчен или утерян, то составляется соответствующий акт списания (в произвольной форме). 1 Его вкладывают в новый документ. 1