Как правильно оформлять и хранить документы в современном делопроизводстве?

Для правильного оформления документов в современном делопроизводстве рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.97-2016, который определяет общие требования к оформлению: носитель, шрифты, отступы, интервалы, выравнивание. kontur.ru legalacts.ru Также следует утвердить форму бланков для каждого вида документов. kontur.ru

При подготовке документов к хранению их нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить. secrets.tbank.ru Затем составить опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц. secrets.tbank.ru Когда всё готово, следует заполнить лист-заверитель: в нём указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние. secrets.tbank.ru

Для хранения электронных документов нужно:

• хранить их минимум на двух разных носителях; secrets.tbank.ru
• иметь программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы; secrets.tbank.ru
• соблюдать конфиденциальность при хранении: у посторонних не должно быть доступа к документам; secrets.tbank.ru
• проверять раз в пять лет, в каком состоянии электронные документы. secrets.tbank.ru Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат. secrets.tbank.ru

При самостоятельном хранении документов нужно оборудовать архив — изолированное помещение с постоянной температурой и влажностью, которое отделено от соседних помещений огнеупорными стенами. www.1cbit.ru {8-host} В нём должны быть естественная или искусственная вентиляция, выходы к лифтам или лестницам. www.1cbit.ru Если документации в компании не много, её можно хранить не в отдельном изолированном помещении, а в запирающихся шкафах или сейфах в бухгалтерии или отделе кадров. www.1cbit.ru

Для хранения электронных документов следует использовать систему хранения электронных документов (СХЭД) — электронную базу данных, совместимую с системой электронного документооборота организации. {8-host}

Правила ведения делопроизводства и организации документооборота в компаниях различаются и зависят от потребностей предприятия. kontur.ru Рекомендации по оформлению и хранению документов можно закрепить в положениях о документообороте, инструкциях, правилах и регламентах. kontur.ru