Чтобы правильно оформить документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, следует придерживаться следующих рекомендаций:

• Указать автора документа. 5 В реквизитах документа должно быть указано наименование автора (организация, подразделение, должностное лицо). 5

• Проставить необходимые реквизиты. 4 К ним относятся: гриф утверждения, дата документа, место составления, резолюция, текст документа, адресат, отметка о наличии приложения, отметка о поступлении документа, отметка о заверении копии. 4

• Оформить подпись. 23 Подпись должна включать наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию). 23

• Соблюдать форму изложения текста. 2 В приказах текст излагается от первого лица единственного числа. 2 В документах коллегиальных и совещательных органов — от третьего лица единственного числа. 2

• Следовать стандартам оформления ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения». 14