За основу при оформлении деловой документации можно взять ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором перечислены требования к оформлению официальных документов. 14

Некоторые правила оформления:

• Использование шрифтов. 15 Рекомендуется применять Times New Roman, Arial, Verdana с размерами 12, 13 или 14. 1
• Выравнивание. 1 Заголовки выравнивают по левому краю или центру, текст — по ширине. 1
• Инициалы. 1 У адресата — после фамилии, в подписи — до фамилии. 1
• Адресат. 1 Если адресат — юрлицо, название пишут в именительном падеже, если физлицо — в дательном. 1
• Отступы. 1 Абзацный отступ — 1,25 см, отступ заголовка — такой же, слева или по центру. 1
• Интервалы. 1 Для текста — 1–1,5 межстрочных интервала, можно увеличить до двух. 1
• Минимальные поля. 1 Левое — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 20 мм, нижнее — 20 мм. 1
• Адресная часть. 1 Располагается в верхней левой части письма и состоит из двух элементов: адресат (наименование организации или ФИО физлица) и адрес получателя. 1
• Текстовая часть. 1 Может включать до трёх элементов: преамбула (приветствие и формулировка причин отправки письма), содержательная часть (изложение ситуации, анализ условий и обстоятельств), резюме (выводы, итоги, предложения и т. д.). 1
• Подпись. 1 Содержит наименование должности подписанта, его инициалы и фамилию, собственноручную подпись. 1 Если на письмо ставится печать, она не должна перекрывать подпись. 1

Порядок оформления деловой документации может закрепляться в локальном акте организации, например, в инструкции по делопроизводству. 1