При использовании юридических терминов в деловой переписке рекомендуется придерживаться следующих правил:

• Использовать единый термин для обозначения одних и тех же понятий. 1 Не стоит называть одним и тем же словом два разных предмета или явления. 1
• Стараться не использовать иностранные термины, если у них есть общепринятый русскоязычный эквивалент. 1 Например, «пролонгация» — «продление», «нотификация» — «уведомление». 1
• Избегать использования фраз и выражений, которые в результате частого употребления стали звучать банально. 1
• Строить фразы так, чтобы они не допускали иного толкования, кроме того, которое необходимо. 4 Это требование однозначности выражения. 4
• Избегать длинных предложений и сложных терминов, которые могут вызвать путаницу. 5 Если сложные термины необходимы для понимания сообщения, следует пояснять их значение. 5
• Использовать повествовательную манеру изложения, неуместны вопросительные и восклицательные предложения. 4
• Избегать личных оценок. 1 Например, намекать на невнимательность оппонента лучше фразой «Просим обратить внимание» вместо «Вы, вероятно, упустили это из виду». 1