Некоторые правила правильного хранения трудовых книжек на предприятии:

1. Назначить ответственного за хранение. 14 Как правило, это специалист по кадровому делопроизводству. 2 В крупных организациях таких работников может быть несколько, каждый ведёт книжки определённых структурных подразделений. 2 В маленькой компании, где нет кадровика, ответственным могут назначить бухгалтера или секретаря. 2 Если поручить ведение книжек некому, то ответственным за учёт и хранение трудовых книжек считают руководителя организации. 2
2. Зарегистрировать трудовые книжки. 12 Для этого заводят журнал, куда заносят всю информацию по движению и учёту. 1
3. Хранить трудовые книжки в сейфе или запирающемся шкафу. 2 Невостребованные трудовые книжки нужно держать в сейфе, но отдельно от трудовых книжек работников. 2 На больших предприятиях с количеством сотрудников более тысячи человек книжки разрешено хранить в специально оборудованных кладовых. 1
4. Выдавать трудовые книжки сотрудникам только после увольнения или по запросу для оформления пенсионных выплат. 1

Бланки трудовых книжек и вкладышей должны лежать отдельно от остальных бумаг либо в кабинете руководителя, либо в бухгалтерии. 1 Если трудовая книжка была испорчена, бланк или вкладыш уничтожают и издают отдельный акт по факту списания и уничтожения. 1