Механизм сбора авторских вознаграждений Российским авторским обществом (РАО) построен следующим образом: 4

1. Сбор информации. 4 РАО ведёт обширный реестр авторов и их произведений. 4 Это позволяет организации отслеживать, где и как используются произведения, защищённые авторским правом. 4
2. Выдача лицензий. 4 Любой, кто хочет легально использовать произведение, защищённое авторским правом, должен получить лицензию от РАО. 4 Лицензия — это официальное разрешение на использование произведения на определённых условиях. 4
3. Сбор вознаграждений. 4 РАО взимает плату за выдачу лицензий. 4 Эта плата, называемая авторским вознаграждением, затем распределяется между авторами в зависимости от того, как часто использовались их произведения. 4
4. Распределение вознаграждений. 4 РАО перечисляет собранные средства авторам, чей труд был использован, обеспечивая им справедливую компенсацию за их творчество. 4

Откуда РАО узнаёт, где и какие произведения используются, представители организации на регулярной основе направляют в общественные заведения своих представителей. 5 Они проводят переговоры, разъясняют нормы законодательства об авторских и смежных правах и заключают договоры. 5 В случае отказа пользователя от заключения договора представители РАО вправе осуществить видеофиксацию публичного исполнения музыкальных записей, которые затем идентифицируются с помощью фонографических и музыковедческих экспертиз. 5

Также информацию о том, где и какие произведения используются, РАО получает из отчётов, которые пользователи предоставляют в организацию. 1 По условиям лицензионных договоров пользователи ежеквартально не позднее 30 календарных дней по окончании каждого отчётного квартала представляют в РАО отчёты об использовании произведений из репертуара РАО. 1 Отчёты об использовании произведений являются основанием для распределения и выплаты вознаграждения. 1