Как отличить дубликат от копии в современном документообороте?

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», дубликат и копия имеют разные определения: www.sekretariat.ru

• Дубликат — это повторный экземпляр подлинника документа, создаваемый с целью замены подлинника. www.kdelo.ru www.sekretariat.ru Дубликат может отличаться от оригинала датой создания и подписями. www.kdelo.ru Если оригинал был напечатан на бланке, то и дубликат нужно распечатывать на таком же бланке. www.sekretariat.ru
• Копия — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть. www.kdelo.ru www.sekretariat.ru Содержание копии может быть только частью подлинника. www.sekretariat.ru Как правило, копию изготавливают по запросу, в котором заявитель указывает, какую конкретно информацию ему нужно выдать. www.sekretariat.ru

Некоторые другие отличия дубликата и копии:

• Цель изготовления. otvet.mail.ru Дубликат призван заменить подлинник, а копия — сделать его точное воспроизведение. otvet.mail.ru
• Юридическая сила. www.sekretariat.ru otvet.mail.ru Дубликат изначально обладает такой же юридической силой, как и подлинник. www.sekretariat.ru Простая копия юридической силы не имеет — она приобретает её только после заверения в установленном порядке. www.sekretariat.ru
• Количество. www.bolshoyvopros.ru Копий может быть много. www.bolshoyvopros.ru Дубликат же можно получить лишь один, подтвердив официально утрату оригинала. www.bolshoyvopros.ru
• Номер. www.bolshoyvopros.ru otvet.mail.ru Дубликат, как правило, сопровождается порядковым номером. otvet.mail.ru Копия, если это не документ ограниченного распространения, такого свойства лишена. otvet.mail.ru