Как организовать систему учета и хранения журналов инструктажа в крупной компании?

В крупной компании обычно создают несколько журналов инструктажа — для каждого вида инструктажей или для каждого структурного подразделения. www.sekretariat.ru

Некоторые рекомендации по организации системы учёта и хранения журналов инструктажа:

• Назначить ответственного за ведение журнала. www.rublank.ru Как правило, это работник, ответственный за охрану труда в организации или в отдельном структурном подразделении. www.rublank.ru Порядок назначения ответственных лиц определяется приказом руководителя организации. www.rublank.ru
• Разграничить ответственность за проведение различных видов инструктажей и за ведение журнала. www.rublank.ru Например, вводный инструктаж может проводить специалист службы охраны труда, а первичный на рабочем месте — непосредственный руководитель работ. www.rublank.ru
• Разработать порядок внесения изменений в журнал и обеспечить его соблюдение. www.rublank.ru
• Проводить внутренние проверки правильности заполнения журнала. www.rublank.ru
• Использовать программы и онлайн-сервисы для автоматизации ведения журнала. www.rublank.ru Они упрощают процесс заполнения журнала, снижают риск ошибок, позволяют формировать отчёты и аналитику, обеспечивают удобное хранение и поиск информации. www.rublank.ru
• Хранить журналы в специально оборудованном помещении. www.rublank.ru Это нужно, чтобы обеспечить сохранность документов от повреждений, утраты и несанкционированного доступа. www.rublank.ru
• Регламентировать порядок уничтожения журналов после истечения срока хранения. www.rublank.ru Он должен производиться в установленном законодательством порядке. www.rublank.ru

Журналы инструктажа относятся к документам по охране труда и должны храниться в организации не менее 45 лет. www.rublank.ru