Как организовать систему учета и хранения выданных доверенностей в компании?

Для организации системы учёта и хранения выданных доверенностей в компании рекомендуется:

1. Составить регламент. www.v2b.ru Можно разработать и утвердить специальное положение о работе с доверенностями. www.v2b.ru В документе нужно зафиксировать, для кого какой вид доверенности может быть оформлен. www.v2b.ru
2. Назначить должностное лицо или структурное подразделение, ответственное за работу с доверенностями. www.v2b.ru
3. Вести строгий учёт выдаваемых документов. www.v2b.ru Можно завести специальный журнал, в котором будет фиксироваться, кому была выдана доверенность, сколько она действует, какие полномочия предоставляет. www.v2b.ru
4. Своевременно отменять доверенности, выданные сотрудникам, с которыми расторгается трудовой договор. www.v2b.ru Об отмене доверенности нужно известить третьих лиц, для представительства перед которыми она была выдана. www.v2b.ru
5. Хранить доверенности можно в собственном архиве, назначив приказом руководителя ответственное за хранение лицо, либо передать в стороннюю организацию, заключив с ней договор хранения документов. www.4dk.ru

Некоторые сведения, которые можно включить в журнал учёта выданных доверенностей:

• порядковый номер записи; www.sekretariat.ru
• регистрационный номер доверенности, если он не совпадает с порядковым номером записи; www.sekretariat.ru
• дату выдачи; www.sekretariat.ru
• срок действия доверенности; www.sekretariat.ru
• ФИО доверенного лица; www.sekretariat.ru
• перечень полномочий, передаваемых получателю документов; www.sekretariat.ru
• отметка об аннулировании неиспользованной доверенности или досрочном прекращении её действия; www.sekretariat.ru
• подпись лица, на которое оформили доверенность. www.sekretariat.ru

Доверенность, выданную руководителем компании, нужно хранить 5 лет после истечения срока её действия или отзыва. www.v2b.ru Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по документу было закончено. www.v2b.ru