Для организации хранения больших объёмов юридической информации можно использовать следующие подходы:

Для бумажных документов. 1 В зависимости от их количества нужно подбирать сейфы и металлические шкафы, которых должно быть достаточно для удобного размещения и надёжного хранения бумаг в каждом отделе компании. 1 При этом между шкафами в архиве должно оставаться место для свободного прохода сотрудников. 1

Для электронных документов. 3 Можно использовать специальное архивное программное обеспечение, облачные продукты или материальные носители, например флешки, диски. 3 Чтобы повысить безопасность и надёжность хранения, можно совмещать несколько вариантов. 3

Некоторые способы хранения электронных документов:

• На внешних носителях. 4 Недорогой и простой способ, но при этом самый ненадёжный. 4 Флешку или внешний диск легко потерять или механически повредить. 4
• Локальный архив на компьютере. 4 Сравнительно простой и дешёвый, но не очень надёжный способ. 4 Данные в локальной сети легко украсть, повредить вирусом. 4
• Облачный архив. 4 Для доступа к данным нужен интернет. 4 В остальном он соответствует всем требованиям к хранению архива с электронными документами: есть несколько уровней доступа, высокий уровень защиты от взлома и физического уничтожения данных. 4
• Системы электронного документооборота. 4 Чаще всего они предлагают в комплексе и организацию электронного архива и архива долговременного хранения. 4

При организации хранения важно учитывать конфиденциальность информации и обеспечивать защиту документов, например, с помощью защиты окон и дверей, охранной и противопожарной сигнализации. 1