Для организации безопасного хранения трудовых книжек в компании рекомендуется следующее:

1. Назначить ответственного за хранение. 15 Как правило, это специалист по кадровому делопроизводству, который оформляет приём на работу и ведёт кадровый учёт. 2 В маленькой компании, где нет кадровика, ответственным могут назначить бухгалтера или секретаря. 2 Если поручить ведение книжек некому, то ответственным за учёт и хранение трудовых книжек считают руководителя организации. 2
2. Зарегистрировать трудовые книжки. 1 Для этого заводят журнал, куда заносят всю информацию по движению и учёту документов. 1
3. Хранить трудовые книжки в сейфе или запирающемся шкафу. 2 Невостребованные трудовые книжки нужно держать отдельно от остальных, на разных полках или каталожных разделителях. 1
4. Выдавать трудовые книжки сотрудникам только после увольнения или по запросу для оформления пенсионных выплат. 1

На крупных предприятиях с численностью штата более одной тысячи человек допускается хранение бланков трудовых книжек и трудовых книжек сотрудников в специально оборудованных кладовых в условиях, исключающих порчу и хищение документов. 2