Как организовать архивное хранение кадровых документов в компании?
Для организации архивного хранения кадровых документов в компании рекомендуется следующее:
- Разработать положение, регулирующее правила архива. profkadrovik.ru С локальным актом нужно ознакомить ответственных за архив, а также тех, кто будет непосредственно участвовать в его работе. profkadrovik.ru
- Издать приказ о назначении ответственного за работу архива. profkadrovik.ru В небольших организациях эти функции может выполнять делопроизводитель или специалист по кадрам. profkadrovik.ru В крупных компаниях с большим штатом лучше создать отдельное структурное подразделение и должность архивариуса. profkadrovik.ru
- Выпустить приказ о создании экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов. profkadrovik.ru Комиссия проведёт инвентаризацию и определит ценность документации и сроки её хранения. profkadrovik.ru
- Составить номенклатуру дел — это список наименований дел со сроками хранения. sbis.ru
- Утвердить график по передаче дел в архив. profkadrovik.ru График нужно согласовать с руководителями всех структурных подразделений и утвердить у руководителя организации. www.kdelo.ru
- Подготовить документы к передаче в архив. profkadrovik.ru В архив принимаются только полностью оформленные дела по обозначенным правилам. profkadrovik.ru Дело собирают из определённых документов, связанных одной темой или сферой деятельности. profkadrovik.ru Листы складывают в хронологическом порядке и нумеруют простым карандашом. profkadrovik.ru Готовое дело сшивают в картонную папку и наклеивают на неё обложку по образцу. profkadrovik.ru
- Составить внутреннюю опись. profkadrovik.ru В описи отмечают подразделение, заголовок документа, даты его ведения, количество листов и срок хранения. profkadrovik.ru В примечаниях при необходимости указывают на физическое состояние бумаг, количестве копий или перемещении документа. profkadrovik.ru
- Передать документы в архив по акту приёма-передачи. www.kdelo.ru Его оформляют в двух экземплярах. www.kdelo.ru
Все бумаги и электронные носители с истёкшими сроками хранения нужно уничтожить. www.kdelo.ru Чтобы упростить процесс уничтожения, документы с разными сроками хранения формируют в отдельные дела. www.kdelo.ru
Коммерческие организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его во внутренних документах, например в положении об архиве. www.kdelo.ru
