Для организации архивного хранения кадровых документов в компании рекомендуется следующее:

1. Разработать положение, регулирующее правила архива. 5 С локальным актом нужно ознакомить ответственных за архив, а также тех, кто будет непосредственно участвовать в его работе. 5
2. Издать приказ о назначении ответственного за работу архива. 5 В небольших организациях эти функции может выполнять делопроизводитель или специалист по кадрам. 5 В крупных компаниях с большим штатом лучше создать отдельное структурное подразделение и должность архивариуса. 5
3. Выпустить приказ о создании экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов. 5 Комиссия проведёт инвентаризацию и определит ценность документации и сроки её хранения. 5
4. Составить номенклатуру дел — это список наименований дел со сроками хранения. 2
5. Утвердить график по передаче дел в архив. 5 График нужно согласовать с руководителями всех структурных подразделений и утвердить у руководителя организации. 1
6. Подготовить документы к передаче в архив. 5 В архив принимаются только полностью оформленные дела по обозначенным правилам. 5 Дело собирают из определённых документов, связанных одной темой или сферой деятельности. 5 Листы складывают в хронологическом порядке и нумеруют простым карандашом. 5 Готовое дело сшивают в картонную папку и наклеивают на неё обложку по образцу. 5
7. Составить внутреннюю опись. 5 В описи отмечают подразделение, заголовок документа, даты его ведения, количество листов и срок хранения. 5 В примечаниях при необходимости указывают на физическое состояние бумаг, количестве копий или перемещении документа. 5
8. Передать документы в архив по акту приёма-передачи. 1 Его оформляют в двух экземплярах. 1

Все бумаги и электронные носители с истёкшими сроками хранения нужно уничтожить. 1 Чтобы упростить процесс уничтожения, документы с разными сроками хранения формируют в отдельные дела. 1

Коммерческие организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его во внутренних документах, например в положении об архиве. 1