Чтобы избежать недопонимания при оформлении делового документа, рекомендуется:

• Использовать простой язык. 2 Стоит отказаться от сложных формулировок, понятий, конструкций и длинных предложений. 2
• Быть точным и чётким. 2 Адресат должен понять, какую информацию пытаются донести. 2
• Не объединять в одном документе несколько информационных поводов. 4 В противном случае текст будет перенасыщен и сложен для восприятия. 4
• Проверять текст перед отправкой. 24 Нужно убедиться, что нет ошибок, опечаток и других погрешностей. 2
• Указывать сокращённое название после полного наименования документа, организации или акта. 3 Это поможет избежать недопонимания, так как все сокращения и аббревиатуры должны быть понятны обывателям. 3
• Продумать заголовок. 5 Понятный и лаконичный заголовок — лучший способ начать официальную переписку. 5

Также рекомендуется оформлять документ на официальном бланке учреждения и использовать качественную бумагу. 4