Сохранность архивных документов в судебных учреждениях обеспечивается комплексом мероприятий: 1

• Предоставление изолированных помещений для размещения документов и проведения работ, связанных с архивным хранением. 1 Помещения должны быть оснащены средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов. 1
• Организация и обеспечение соблюдения противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов. 1
• Выполнение требований к размещению документов в архивохранилище. 1 Архивные документы размещаются на стационарных, передвижных или мобильных металлических стеллажах, в металлических шкафах, сейфах или контейнерах. 1
• Проведение проверки наличия и состояния сохранности архивных документов. 1 В ходе проверки устанавливают фактическое наличие документов, выявляют и устраняют недостатки в учёте, организуют розыск отсутствующих документов, выявляют и учитывают документы, требующие реставрации, профилактической и технической обработки. 3
• Обеспечение возможности проведения профилактической и технической обработки архивных документов. 1
• Описание (составление описей дел) и своевременная постановка архивных документов на учёт. 1

Оптимальные условия хранения архивных документов зависят от их вида: 1

• для документов на бумажном носителе — температура 17–19 °C, относительная влажность воздуха — 50–55%; 1
• для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях — температура 8–18 °C, относительная влажность воздуха — 45–65%; 1
• для документов на оптических дисках — температура 10–23 °C, относительная влажность воздуха — 20–50%. 1