Чтобы обеспечить юридическую значимость протокола совещания в организации, рекомендуется соблюдать следующие правила:

• Использовать общий бланк организации. 4 Если бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. 4
• Указывать в протоколе полное наименование организации. 4 Оно должно быть зарегистрировано в Едином государственном реестре юридических лиц в соответствии с учредительными документами и уставом. 4
• Подписывать протокол уполномоченными сотрудниками. 1 Чтобы не лишить решения юридической силы, протокол должны подписывать только уполномоченные лица. 1
• Указывать в протоколе всех участников совещания. 1 Отсутствие кворума — необходимого минимума участников для возможности провести заседание — может лишить легитимности все принятые решения. 1
• Утверждать некоторые разновидности протоколов руководителем организации. 14 Это придаёт решениям в документе дополнительный правовой статус. 1 Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа. 4
• Избегать ошибок и исправлений. 3 Недопустимо вносить в протокол недостоверные или заведомо ложные сведения. 3

Закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания. 3 Организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утверждённому в учётной политике фирмы. 3