Чтобы обеспечить юридическую значимость электронных документов в архиве, нужно поддерживать её на протяжении всего срока хранения. 2 Для этого используют разные способы, например:

• Переподписание документа вручную. 2 Это может сделать исходный подписант или его уполномоченный представитель, используя новый сертификат электронной подписи. 2
• Автоматическое переподписание. 2 Происходит с использованием обезличенного квалифицированного сертификата ЭП оператора информационных систем, который выдаёт Удостоверяющий центр ФНС России. 2
• Автоматическая «перештамповка». 2 Доступна только для документов с электронной подписью формата CAdES-A. 2 Происходит путём добавления нового действующего архивного штампа времени в исходную подпись после проверки документа на неизменность и целостность. 2

Чтобы электронный документ обладал юридической силой и мог выступать в качестве доказательства в спорных ситуациях, он должен соответствовать критериям: 4

• оформление согласно установленному порядку: для разных видов документов предусмотрена определённая форма с набором реквизитов; 4
• содержание документа не противоречит законодательству РФ; 4
• подписание уполномоченным лицом с соблюдением требований и правил подписания; 4
• целостность и подлинность, и это может быть подтверждено в любой момент. 4

Дополнительно подтвердить юридическую силу документа можно: 5

• через организацию или контрагента, которым был направлен электронный документ; 5
• через сторонние электронные архивы, базы данных и информационные системы, в которые направлялся документ, через которые он проходил или был зафиксирован иным образом. 5

Единого способа обеспечения юридической значимости электронных документов в архиве нет. 1 К выбору нужно подходить индивидуально, учитывая виды и объёмы документов, их критичность, возможности системы и другие факторы. 1