Чтобы обеспечить юридическую значимость электронных документов при обмене с контрагентами, необходимо:

1. Заверить документ электронной подписью. 12 Она служит аналогом собственноручной подписи на бумажном носителе и печати компании. 2
2. Заранее оговорить в договоре допустимость такого формата. 1 Например, прописать, что отгрузки или оказание услуг подтверждаются электронными документами. 1
3. Соблюдать утверждённую государством форму. 1 Это касается счетов-фактур, налоговых отчётов и трудового договора с удалёнными сотрудниками. 1

Для документооборота между организациями рекомендуется использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП). 34 Она позволяет проверить, кто именно и в какой момент подписал документ, а также вносились ли в файл изменения после визирования. 4

Также можно обратиться к оператору электронного документооборота (ЭДО) и заключить с ним договор. 35 Оператор контролирует каждый шаг: фиксирует время отправления и получения документа, проверяет электронную подпись, пересылает файл между предприятиями. 3