Чтобы обеспечить сохранность трудовой книжки при её временном отсутствии у владельца, рекомендуется:

• Собрать как можно больше сведений о книжке. 1 В книге учёта и движения трудовых книжек можно посмотреть дату и номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день. 1 Также стоит заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит расписка о том, что он временно забрал документ. 1
• Выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приёма в компанию или уже во время работы в ней. 1 Нужно проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией. 1
• Хранить трудовые книжки в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые позволяют обеспечить их сохранность. 2 Такие меры безопасности позволят в случае чрезвычайной ситуации спасти важные документы. 2

Кроме того, если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно из-за отсутствия работника либо его отказа от получения книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление её по почте. 35