Для обеспечения сохранности и юридической значимости электронных журналов регистрации документов рекомендуется:

• Использовать несколько вариантов хранения. 1 Например, совмещать облачное хранение и хранение на физических носителях. 1
• Отслеживать программно-технические изменения. 1 Периодически менять программное обеспечение, преобразовывать файлы в новые форматы, переносить данные на современные носители. 1
• Регулярно проверять работоспособность и читаемость электронных документов. 2 Также нужно регулярно проверять их на наличие вредоносного ПО. 2
• Предусмотреть идентификацию файлов. 4 Для этого можно использовать определённую маркировку или обозначения, которые позволят оперативно найти нужный файл. 4
• Использовать усовершенствованную электронную подпись с меткой времени. 12 Такой формат квалифицированного сертификата предусматривает включение в информацию об электронной подписи сведений о статусе сертификата на момент подписания и точном времени создания подписи. 1
• Подтверждать юридическую значимость через удостоверяющий центр. 12 Можно запросить сведения в центре, выдавшем сертификат, чтобы проверить действительность сертификата на момент подписания документа. 1

Кроме того, дополнительно подтвердить юридическую силу документа можно через организацию или контрагента, которым был направлен электронный документ, а также через сторонние электронные архивы, базы данных и информационные системы, в которые направлялся документ. 1